Tìm hiểu về bước Xử lý Hành chính Visa (Visa Administrative Processing)

Khi nhận được thông báo về xử lý hành chính Visa sau buổi phỏng vấn, nhiều người nộp đơn cảm thấy lo lắng và bối rối. Quá trình Visa Administrative Processing có thể khiến kế hoạch du lịch, học tập hay định cư bị gián đoạn. Hiểu rõ bản chất của Xử lý Hành chính Visa và cách ứng phó hiệu quả sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho tình huống này. Bài viết này của Newland USA sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về quy trình này, từ nguyên nhân đến cách xử lý phù hợp. 

1. Khái niệm về Xử lý Hành chính Visa

Xử lý hành chính Visa là thuật ngữ được các lãnh sự quán Mỹ sử dụng khi đơn xin Visa không thể được phê duyệt ngay lập tức tại thời điểm phỏng vấn. Theo Sổ tay Ngoại giao (FAM), Visa Administrative Processing được định nghĩa là các thủ tục xác minh hoặc chuyển hồ sơ đến Bộ Ngoại giao để xem xét thêm. 

Quy trình này diễn ra khi hồ sơ bị từ chối tạm thời theo Điều khoản 221(g) của Luật Di trú và Quốc tịch Mỹ. Điều này có nghĩa đương đơn chưa chứng minh đủ điều kiện để được cấp Visa theo đánh giá ban đầu của viên chức lãnh sự. 

Các viên chức lãnh sự không được phép tiết lộ lý do cụ thể vì sao hồ sơ cần được xem xét thêm, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch hay yêu cầu ý kiến chuyên môn. Sự thiếu thông tin này khiến đương đơn khó hiểu được nguyên nhân và thời gian cần thiết để hoàn tất quá trình. 

2. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến Xử lý Hành chính Visa

2.1. Thiếu tài liệu bắt buộc 

Nguyên nhân thường gặp nhất của Visa Administrative Processing là hồ sơ thiếu các giấy tờ cần thiết. Trong trường hợp này, viên chức lãnh sự sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung tài liệu, với thời hạn nộp là 1 năm. 

2.2. Cần tham vấn nội bộ 

Khi phát sinh vấn đề trong cuộc phỏng vấn hoặc có thông tin trong hồ sơ khiến viên chức không thể đưa ra quyết định ngay, xử lý hành chính Visa sẽ được áp dụng. Trường hợp này thường yêu cầu ý kiến từ Văn phòng Pháp lý thuộc Cục Lãnh sự. 

2.3. Trùng lặp thông tin trong cơ sở dữ liệu 

Mọi đương đơn đều được kiểm tra sinh trắc học và thông tin cá nhân với nhiều hệ thống dữ liệu. Nếu có nghi vấn trùng với cá nhân trong danh sách theo dõi của chính phủ Mỹ, Xử lý Hành chính Visa sẽ được khởi động để xác minh danh tính. 

2.4. Lo ngại về Danh sách Cảnh báo Công nghệ (TAL) 

Các đương đơn làm việc trong lĩnh vực học thuật hoặc thương mại thuộc danh sách TAL có thể bị áp dụng Visa Administrative Processing. Đây là những ngành có nguy cơ chuyển giao công nghệ bất hợp pháp, đòi hỏi đánh giá kỹ lưỡng từ Bộ Ngoại giao. 

3. Các loại Ý kiến Tư vấn An ninh (SAO)

Đối với những người trong lĩnh vực công nghệ, nghiên cứu hoặc đến từ các quốc gia được giám sát, Ý kiến Tư vấn An ninh  là hình thức xử lý hành chính Visa phổ biến và tốn thời gian nhất. 

3.1. Visa Donkey 

Áp dụng để kiểm tra tên khi tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho thấy có thể trùng khớp với thông tin trong danh sách theo dõi. 

3.2. Visa Mantis 

Dành cho các trường hợp liên quan đến công nghệ nhạy cảm hoặc công nghệ lưỡng dụng. 

3.3. Visa Condor 

Xuất phát từ lo ngại về an ninh quốc gia, bao gồm nguy cơ hoạt động khủng bố. Quốc gia nơi đương đơn sinh ra, mang quốc tịch hoặc thường trú, đặc biệt các quốc gia được biết đến là tài trợ khủng bố. 

3.4. Các loại SAO khác 

Bao gồm Visa Bear (quan chức chính phủ nước ngoài), Visa Horse (Visa ngoại giao), Visa Pegasus (quan chức CIS), Visa Eagle (Visa định cư hoặc K), và Visa Merlin (người tị nạn). 

4. Thời gian xử lý và thống kê của SAOs

Theo thông tin từ Bộ Ngoại giao, 80% các SAO được hoàn tất trong vòng 2 tuần. Tuy nhiên, hầu hết các thủ tục hành chính, bao gồm cả Xử lý Hành chính Visa, đều được hoàn tất trong vòng 60 ngày kể từ ngày phỏng vấn Visa. 

FBI báo cáo rằng 97% một số loại SAO hoàn tất trong vòng 120 ngày. Đối với những trường hợp liên quan đến công nghệ nhạy cảm, thời gian xử lý hành chính Visa có thể kéo dài từ 2 tuần đến 6 tháng, thậm chí lên đến 12 tháng trong một số trường hợp đặc biệt. 

5. Hệ thống theo dõi trong quy trình xét duyệt

5.1. CEAC (Trung tâm Ứng dụng Điện tử Lãnh sự) 

Đây là cổng thông tin chính thức do Bộ Ngoại giao quản lý, nơi đương đơn theo dõi tình trạng hồ sơ. Trong thời gian Visa Administrative Processing, CEAC hiển thị trạng thái “Refused” cho đến khi quá trình hoàn tất. 

5.2. CLASS (Hệ thống Tra cứu và Hỗ trợ Lãnh sự) 

Hệ thống cơ sở dữ liệu chính được viên chức lãnh sự sử dụng để kiểm tra tên và thông tin đương đơn. CLASS tổng hợp dữ liệu từ FBI, DEA và DHS, chứa hơn 42,5 triệu bản ghi tính đến năm 2012. 

5.3. CCD – Consular Consolidated Database (Cơ sở Dữ liệu Hợp nhất Lãnh sự) 

Cơ sở dữ liệu toàn diện lưu trữ hơn 290 triệu hồ sơ hộ chiếu, 184 triệu hồ sơ Visa và 25 triệu hồ sơ công dân Mỹ ở nước ngoài. Viên chức có thể truy cập toàn bộ lịch sử xin Visa của đương đơn qua hệ thống này. 

6. Những thay đổi gần đây ảnh hưởng đến quá trình

Từ ngày 18/6/2025, Bộ Ngoại giao mở rộng việc xét duyệt mạng xã hội bắt buộc đối với toàn bộ đương đơn xin Visa F, M, J. Điều này yêu cầu đương đơn công khai tài khoản mạng xã hội để viên chức lãnh sự rà soát, có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý hành chính Visa. 

Mặc dù hiện tại chỉ áp dụng cho Visa du học và trao đổi, đây là dấu hiệu cho thấy xu hướng siết chặt kiểm tra an ninh có thể mở rộng sang các loại Visa khác. 

7. Các ứng viên cần làm gì để ứng phó

7.1. Chuẩn bị tài liệu kỹ lưỡng 

Đến buổi phỏng vấn với đầy đủ hồ sơ và trình bày rõ ràng về lý lịch, mục đích nhập cảnh. Đối với người làm công nghệ, cần mô tả chi tiết công việc, chứng minh công nghệ không nhạy cảm và thuộc phạm vi thương mại công khai. 

7.2. Trong quá trình xử lý 

Tuân thủ hướng dẫn của Bộ Ngoại giao: chờ ít nhất 180 ngày trước khi gửi yêu cầu về tình trạng hồ sơ. Tránh nộp đơn mới khi Visa Administrative Processing đang diễn ra. 

7.3. Ghi chép và theo dõi 

Lưu giữ hồ sơ chi tiết về mọi liên lạc với cơ quan lãnh sự và hướng dẫn nhận được. Thường xuyên kiểm tra tình trạng trên CEAC và cập nhật thay đổi chính sách. 

8. Những điều cần lưu ý quan trọng

8.1. Tình trạng Visa 

Trang trạng thái Visa luôn hiển thị “Bị từ chối” cho đến khi Xử lý Hành chính Visa hoàn tất, sau đó cập nhật thành “Được chấp thuận” và cuối cùng là “Đã cấp”. 

8.2. Xử lý lặp lại 

Một số đương đơn có thể bị áp dụng xử lý hành chính Visa mỗi khi xin Visa, đặc biệt nếu chính sách liên ngành yêu cầu. Xem lại chú thích trên Visa cũ có thể giúp dự đoán thời gian xử lý. 

9. Không phải lo lắng

Điều quan trọng cần nhớ là hồ sơ thường không bị chuyển sang Visa Administrative Processing nếu không đủ điều kiện được cấp Visa. Như hướng dẫn từ Hiệp hội Luật sư Di trú Mỹ (AILA) nêu rõ, việc bị xử lý hành chính Visa thường “cho thấy đương đơn đã đáp ứng các yêu cầu theo luật định đối với loại Visa đang xin”. 

Tỷ lệ đương đơn thực sự bị từ chối sau khi trải qua Xử lý Hành chính là rất thấp. Phần lớn các trường hợp được đưa vào quy trình này cuối cùng đều được chấp thuận sau khi quá trình xem xét bổ sung hoàn tất. 

10. Kết luận

Xử lý hành chính Visa mặc dù gây gián đoạn và tạo ra cảm giác lo lắng, nhưng đây là quy trình bình thường trong hệ thống xét duyệt của Mỹ. Các ứng viên không cần phải quá lo lắng mà hãy chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu và chuẩn bị các câu trả lời đúng với những gì đã khai trong giấy tờ.  

Tại Newland USA, chúng tôi không chỉ cung cấp các dịch vụ di trú Mỹ mà còn hỗ trợ khách hàng trong hành trình hội nhập văn hoá tại đất nước mới này. Nếu bạn cần thêm thông tin thì hãy liên hệ ngay với Newland USA qua số hotline 0785591988 hoặc email: newsletter@newlandusa.asia để được tư vấn chi tiết và miễn phí. 

Xem thêm: Tổng quan về Passport number